Datenqualität im Einkauf (S2S): Der schnellste Hebel zu No-Touch
Kurzfassung: Wer Lieferanten-, Katalog-, Vertrags- und Rechnungsdaten konsequent in Ordnung bringt, skaliert S2S vom Portalprozess zum No-Touch-Flow: >80 % Straight-Through-Processing (STP), >95 % E-Rechnungsquote, <5 % Maverick-Spend und deutlich kürzere Durchlaufzeiten. In Deutschland ist seit 01.01.2025 die strukturierte E-Rechnung im B2B der Regelfall (Empfangspflicht), mit gestaffelten Übergängen für die Ausstellung bis 2027/2028.
Warum gerade jetzt?
- Recht & Standard: EN 16931 als EU-Basis, CIUS-Formate wie XRechnung/ZUGFeRD und Peppol BIS 3.0 sichern Interoperabilität und Validierung – weniger Klärfälle, sauberere Daten.
- Operative Wirkung: Saubere Master- und Transaktionsdaten ermöglichen STP, 3/4-Way-Match mit klaren Toleranzen und Nutzen von Skonti/Dynamic Discounting.
- Architekturtrend: Von PunchOut/EDI zu API-/Event-first (Preis, Bestand, Status) und Peppol für Rechnungen – Echtzeit statt Batch.
Zielbild 2025: Vom Portal zum No-Touch-Flow
- Vor dem Bedarf: Kategorien, Verträge, Golden Records (Supplier/Material), Preis-/Bestands-APIs.
- Bedarf → Bestellung: Guided Buying, Präferenzlieferanten, Budgets & Richtlinien by design.
- Logistik: Bestellbestätigung, ASN, Events/Webhooks für Status.
- Rechnung → Zahlung: Peppol/XRechnung/ZUGFeRD, 3/4-Way-Match, Dunkelbuchung (STP).
- Steuerung: DQ-Dashboards, Ausnahme-Alerts, Quartals-Reviews.
Projekt-Blueprint (Phasen, Rollen, Aufwand, Dauer)
Phasen & Ergebnisse
- Mobilisierung & Scope (2–4 Wo.): Charter, KPI-Baseline (STP, FPM, E-Rechnung), RACI, Roadmap.
- Assessment & Profiling (4–8 Wo.): DQ-Score je Domäne (ISO 25012), Fehlerklassen, Quick-Wins.
- Governance & Modell (4–6 Wo., überlappend): DQ-Policy (ISO 8000), Golden-Record-Regeln, Klassifikationskatalog (UNSPSC/eClass), Enrichment-Playbook (LEI, D-U-N-S).
- Cleansing & Enrichment (8–16 Wo., Sprints): Bereinigte Waves Supplier/Material (≥95 % DQ), Merge-Protokolle.
- Integration & Automatisierung (6–12 Wo.): API/EDI/Peppol-Flows (PO/POA/ASN/Status), E-Rechnung produktiv, STP-Regeln/Toleranzen.
- Enablement, Pilot & Rollout (6–12 Wo.): Trainings, Lieferanten-Onboarding-Kit, Pilot-Go-Live, Wellen 2-n.
- Run & COE (kontinuierlich): KPI-Zyklus, Regelpflege, regionale/WG-Erweiterungen.
Rollen & Verantwortlichkeit (kompakt)
Steering: CPO (Sponsor), CFO, CIO/Head of Enterprise Apps, Head of Data/Master Data, P2P-Owner, Legal/Compliance.
Fach: Category Mgmt, AP/Accounting, SCM/Logistics, Supplier Mgmt, ESG.
IT/Data: MDM/PIM Lead, Integration Lead, Data Engineer, DQ-Analyst, Data Stewards je Domäne, Security/Identity.
Extern: MDM/DQ-Implementierung, Peppol-Access-Point & eInvoicing-Provider, Datenanreicherer (LEI/GLEIF, D-U-N-S, Adress/Sanktions-Services).
Aufgaben, Aufwand (Personentage) & Dauer
| Aufgabe (Deliverable) | Hauptrolle(n) | Aufwand SME | Aufwand Mid | Aufwand Ent. | Dauer (Kalender) |
|---|---|---|---|---|---|
| Projekt-Setup, KPI-Baseline, RACI | PMO, Controlling | 8 PT | 10 PT | 16 PT | 2–4 Wo. |
| Dateninventar & Lineage-Map | Head of Data, Data Architect | 10 PT | 20 PT | 40 PT | 3–6 Wo. |
| Profiling & DQ-Baseline (ISO 25012) | DQ-Analyst, Data Engineer | 12 PT | 20 PT | 40 PT | 3–6 Wo. |
| DQ-Policy & Stewardship (ISO 8000) | Head of Data, Legal | 10 PT | 15 PT | 24 PT | 4–6 Wo. |
| Kanonisches Datenmodell & Golden-Record | Data Architect, MDM Lead | 15 PT | 24 PT | 40 PT | 4–8 Wo. |
| Klassifikation (UNSPSC/eClass) & Mapping | DQ-Analyst, Stewards, Category | 12 PT | 20 PT | 32 PT | 4–8 Wo. |
| Lieferanten-Identität & Enrichment (LEI/D-U-N-S, VAT) | Supplier Mgmt, DQ-Analyst | 8 PT | 12 PT | 24 PT | 3–6 Wo. |
| Cleansing Supplier Wave 1 (Merge, Adressen, IBAN/VAT) | DQ-Analyst, Data Engineer | 30 PT | 80 PT | 200 PT | 8–12 Wo. |
| Cleansing Material/Services (UoM, Gefahr, Klass.) | DQ-Analyst, SCM | 30 PT | 80 PT | 220 PT | 8–14 Wo. |
| Integrationsdesign (PO/POA/ASN/Status) | Integration Lead, Dev | 15 PT | 30 PT | 60 PT | 6–10 Wo. |
| E-Rechnung Enablement & Pilot (XRechnung/Peppol) | CFO, AP-Lead, Provider | 20 PT | 40 PT | 80 PT | 6–12 Wo. |
| STP-Toleranzmatrix (3/4-Way-Match) | P2P-Owner, AP-Lead, MDM | 12 PT | 20 PT | 32 PT | 4–8 Wo. |
| DQ-Scorecards, Monitoring, Alerts | DQ-Analyst, Data Engineer | 10 PT | 16 PT | 30 PT | 4–6 Wo. |
| Test/UAT & Qualität (Daten & Schnittstellen) | QA-Lead, Fachbereiche | 15 PT | 30 PT | 60 PT | 6–10 Wo. |
| Training, Guidelines, Change | PMO/Change, Stewards | 12 PT | 20 PT | 30 PT | 4–8 Wo. |
| Pilot Go-Live (A-Lieferanten, 1–2 Warengruppen) | PMO, Integration, DQ | 10 PT | 16 PT | 24 PT | 2–4 Wo. |
| Rollout Waves 2-n (Regionen/Warengruppen) | PMO, Stewards, Provider | 25 PT | 80 PT | 200 PT | 8–24 Wo. |
| Transition to Run & COE | Head of Data, PMO | 8 PT | 12 PT | 20 PT | 3–6 Wo. |
Drei Szenarien: Dauer, Team, Richtkosten (Jahr 1)
| Profil | Typische Landschaft | Dauer | Peak-Team | Richtkosten gesamt* |
|---|---|---|---|---|
| SME (200–500 MA) | ERP (SAP B1/Dynamics), 20 k SKUs, 15 k Rechn./Jahr | 4–6 Mon. | 4–6 FTE | 320–380 k € |
| Mid-Market (500–3.000 MA) | SAP ECC/S4 + Ariba/Coupa/Ivalua, 100–300 k SKUs, 120 k Rechn./Jahr | 6–10 Mon. | 8–12 FTE | 720–920 k € |
| Enterprise (5 k–20 k+ MA) | S/4 Multi-Co, Jaggaer/Ivalua/Ariba, >1 Mio SKUs, >500 k Rechn./Jahr | 9–18 Mon. | 12–20 FTE | 1,7–2,5 M € |
*Dienstleistung + Tools/Provider, konservative Richtwerte; Eigenleistung reduziert externe Kosten.
Technologie-Stack (herstellerneutral)
- MDM/DQ: SAP MDG, Informatica/Stibo/Semarchy, Ataccama/Talend DQ
- Integration: SAP Integration Suite, MuleSoft, Boomi; Events/Webhooks
- E-Invoicing/Peppol: Access-Point-Provider; Peppol BIS 3.0 (CIUS), XRechnung (CIUS) auf EN 16931-Basis
- Anreicherung: LEI (GLEIF), D-U-N-S (D&B), Adress-/Sanktions-Services
- Governance/Katalog/Lineage: Collibra, Microsoft Purview
KPIs, die zählen
- STP-Quote: >80 % (Tail-Spend)
- First-Pass-Match: >85 %
- E-Rechnungsquote: >95 %
- Maverick-Spend: <5 %
- Durchlaufzeit PO → Zahlung: −30…50 %
FAQ (kurz & hilfreich)
Ist Peppol Pflicht?
Nein. Aber Peppol BIS 3.0 als CIUS zu EN 16931 sorgt für konsistente Daten, erleichtert Onboardings und reduziert Klärfälle.
Was ist seit 01.01.2025 anders?
E-Rechnungen müssen strukturiert sein; reine PDF gelten als „sonstige Rechnungen“. Der Empfang ist verpflichtend; die Ausstellung ist übergangsweise gestattet und wird bis 2027/2028 vollständig auf E-Rechnung umgestellt.
Call-to-Action
S2S-Datenqualitäts-QuickCheck (10 Werktage)
Stichproben-Profiling (Supplier/Material), DQ-Scorecard, Top-10-Regeln, E-Rechnungs-Readiness (EN 16931/XRechnung/Peppol), ROI-Hebel, Umsetzungsfahrplan (8–12 Seiten) + 90-min Review.
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